Servos, Winter & Partner GmbH
Die Behörden forcieren die Digitalisierung, um Prozesse zu optimieren. Der Unternehmer sollte mitziehen und sich hier Wettbewerbsvorteile erarbeiten.
Der klassische Pendelordner verliert mit der stetig voranschreitenden Digitalisierung aller Arbeitsprozesse immer mehr an Bedeutung. Ausdrucken, einsortieren, Pendelordner zum Steuerberater, Belege zehn Jahre archivieren … diese Art von Arbeit ist dem Unternehmer zunehmend lästiger. Die digitalen Prozesse entwickeln sich weiter, Papierbelege verschwinden. Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen heute bereits auf elektronischem Wege. Vor Jahren noch undenkbar, setzt vor allem die Finanzverwaltung mehr und mehr auf den elektronischen Austausch: monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen, Steuererklärungen oder die Bilanz in Form einer elektronischen, kurz
E-Bilanz. Der Handlungsdruck wächst auf den Unternehmer immer mehr, die klassisch geführte Buchhaltung auf den neuesten technologischen Stand zu bringen. Dabei kann dies von Vorteil sein!
Was sind die Vorteile der digitalen Finanzbuchhaltung?
Viele Unternehmer sehen den Vorteil der Digitalisierung zunächst in der Einsparung von Kosten, die ein Umstieg mit sich bringt, denn: Die Buchhaltung digital zu lagern, ist um ein Mehrfaches günstiger. So kosten Lagerräume und die Arbeitskraft, um die Papiermengen zu bewältigen, wesentlich mehr als zusätzlicher Speicherplatz in Form von Servern, Festplatten oder webbasierten Clouds. Auch Druckkosten und Porto können somit gespart werden. Digitale Buchhaltung ist aber nicht nur Einsparung von Sachkosten, sondern auch Einsparung von Zeitaufwand. Durch geschickte Verschlagwortung finden die Mitarbeiter in der digitalen Buchhaltung auf Anhieb die richtigen Belege, weil diese mit der Buchung „verknüpft“ sind. Früher mussten Mitarbeiter Akten händisch bearbeiten und den richtigen Beleg suchen – heute kommt der Beleg zum Mitarbeiter.
Und nicht nur das: Durch Nutzung einer gesicherten Onlineplattform (Cloud) können Daten gespeichert werden und direkt als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerberater dienen. So arbeitet die Kanzlei Servos Winter & Partner eng mit ihrem Kooperationspartner DATEV und Digi-Bel zusammen und bietet zum Beispiel mit Unternehmen online die ideale Plattform für einen direkten Austausch an. So können sowohl der Unternehmer als auch der steuerliche Berater jederzeit zeitgleich auf Unterlagen zugreifen. Der aufwendige Austausch von Akten per Pendelordner entfällt, die Belege verlassen nicht mehr das Haus und das Unternehmen profitiert von den Einsparungen in der Logistik und den effizienteren Abläufen.
Mit der Digitalisierung erwächst eine neue Form der „Aktenmobilität“. So kann jeder Berechtigte von überall auf alle Unterlagen zugreifen – per Laptop, Tablet und Smartphone. Mit dem Smartphone können Belege schnell abfotografiert und direkt in die Cloud hochgeladen und verarbeitet werden. Das Resultat: Informationsvorsprünge. Durch den Just-in-time-Austausch kann der Unternehmer alle Unternehmenszahlen immer zeitnah von seinem Berater geliefert bekommen und muss sich somit nicht mehr mit sechs Wochen alten Auswertungen seines Steuerberaters zufrieden geben.
Wir stehen Ihnen hier als Digitalisierungs-Coach gerne zur Verfügung.